Administrar un condominio va más allá de manejar finanzas y coordinar mantenimientos; exige un conocimiento integral en áreas legales, comunicación efectiva y una gran capacidad para resolver conflictos. A continuación, se presentan algunos aspectos clave para desempeñar con éxito esta labor.

1. Conoce los distintos tipos de condominios
   Los condominios pueden variar ampliamente. Existen condominios de parcelas, edificios residenciales, oficinas, centros comerciales e incluso aquellos en zonas rurales. Algunos, como los condominios rurales, no están cubiertos por la ley de copropiedad pero mantienen una organización similar. Cada tipo tiene sus propias necesidades y dinámicas, por lo que es esencial comprender a fondo el entorno que vas a administrar.

2. Entiende tus responsabilidades legales y administrativas
   El administrador es nombrado por el comité de administración o por los copropietarios en asamblea, quienes también definen sus honorarios. La gestión incluye una serie de funciones importantes, tales como:

   • Generar y gestionar el gasto común de cada unidad.
   • Representar al condominio en asuntos legales.
   • Contratar y pagar al personal de mantenimiento y seguridad, asegurando que cumplan con las certificaciones legales, como el curso OS10 para conserjes.
   • Aplicar y hacer cumplir el reglamento interno.
   • Presentar un informe anual de gestión o cuando sea requerido por el comité.
   • Recaudar y consolidar los pagos de gastos comunes y manejar el fondo de reserva.
   • Firmar contratos con proveedores para el mantenimiento de instalaciones.
   • Asegurar la seguridad y bienestar de los residentes, manteniendo actualizados los planes y seguros necesarios.

3. Capacitación obligatoria en administración de condominios
   La ley chilena exige que los administradores estén registrados y cuenten con una certificación en administración de condominios otorgada por una institución acreditada. Este requisito asegura que los administradores tengan los conocimientos y habilidades necesarios para gestionar adecuadamente un condominio.
   
   

4. Dominio en finanzas y contabilidad
   Un buen administrador debe poseer conocimientos intermedios o avanzados en contabilidad y legislación laboral. Entre sus funciones, está emitir las nóminas salariales, pagar puntualmente las cotizaciones sociales, conciliar mensualmente la cuenta bancaria y generar reportes financieros claros para los copropietarios.
   
   

5. Competencias en tecnología y sistemas de gestión
   El uso de software de gestión de condominios es esencial. Con un manejo adecuado, el administrador puede automatizar y optimizar muchos procesos, desde la emisión de gastos comunes hasta el monitoreo de la morosidad y la consolidación de fondos.
   
   

6. Conocimiento legal
   Es indispensable estar actualizado en las leyes que rigen la administración de condominios y copropiedad. Contar con el apoyo de un asesor legal también puede ser de gran ayuda para resolver conflictos y actuar con transparencia.
   
   

7. Organización de asambleas anuales
   Es obligatorio realizar al menos una asamblea anual para rendir cuenta de la gestión, incluyendo los estados financieros, detalles de los fondos y un resumen de morosidad. Es recomendable preparar la reunión con anticipación y establecer una agenda en conjunto con el comité de administración. El orden y la claridad en la exposición son claves para mantener la confianza de la comunidad.
   
   

8. Planificación de mantenimiento
   Contar con una agenda de mantenimiento que registre las reparaciones, revisiones y certificaciones es fundamental. Este historial ayuda a planificar futuros mantenimientos y permite evaluar la efectividad de los servicios contratados. Contar con herramientas específicas para la gestión de mantenimiento facilita la organización y el cumplimiento de estas tareas.
   
   

9. Evaluación inicial del estado del condominio
   Antes de comenzar tu labor, realiza un diagnóstico detallado del estado de las instalaciones. Esto te permitirá establecer un punto de partida claro para tu gestión y ayudará a mantener registros precisos de los avances y mejoras implementadas.
   
   

10. Supervisión del estado del condominio
    Es importante llevar un control diario del estado del condominio mediante reportes de los conserjes, quienes deben realizar rondas y registrar los incidentes o problemas que encuentren. La seguridad y el buen funcionamiento de las áreas comunes dependen de esta supervisión constante.
    
    

11. Control de asistencia del personal
    El administrador debe asegurar que el personal de seguridad y limpieza asista puntualmente a sus turnos, especialmente en el caso de los conserjes, quienes son responsables de la seguridad diaria del condominio.
    
    

12. Atención a las necesidades de los residentes
    Recuerda que estás trabajando para una comunidad de personas, no solo clientes. Escuchar las necesidades y opiniones de los residentes es fundamental. Para comunidades grandes, considera realizar reuniones virtuales, que pueden grabarse para quienes no puedan asistir.
    
    

13. Formación continua y actualización
    La gestión de un condominio exige estar en constante actualización. Acceder a cursos, artículos, y recursos como libros de administración y podcasts es una excelente manera de mantenerse al día y fortalecer tus habilidades de gestión. En un entorno en evolución, este aprendizaje continuo te permitirá proporcionar el mejor servicio posible a la comunidad.